Todo Sobre el Mapeo de Habitaciones de Hotel: la Clave Para el Éxito de las Reservas

Piensa en la última vez que buscaste una habitación de hotel mientras planificabas tus vacaciones. Tantos hoteles, tantas habitaciones, millones de opciones y combinaciones posibles.

Ahora trata de imaginar cómo se ve toda esta información entre bastidores: un gran lío, ¿verdad? Pues bien, para los proveedores hoteleros que gestionan un enorme inventario de habitaciones, puede resultar complicado y frustrante, pero con la tecnología adecuada, el proceso puede resultar sencillo y sin complicaciones.

Detrás de ese botón de «Reservar ahora» hay una compleja red de información. Una parte clave de esa red es el mapeo de habitaciones (Room Mapping), que es el proceso de recopilar y agrupar habitaciones de diferentes fuentes. 

¿Qué importancia tiene realmente el Room Mapping?

Si estás buscando la respuesta a esta pregunta, entonces estás en el lugar correcto. A continuación, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el Room Mapping, incluidos los retos, casos prácticos de soluciones modernas de Room Mapping y cómo influye la tecnología más avanzada en el Room Mapping.

Existen varias empresas que ofrecen soluciones de «Room Mapping» y «Hotel Mapping», todas ellas basadas en la misma idea de normalizar los datos y dejar al proveedor la menor cantidad posible de datos para procesar. Algunos ejemplos de empresas que ofrecen Room Mapping son los siguientes:

Travelgatex, Gimmonix, Giata, Vervotech, Cupid, Databindr y Mize.

¿Por qué es necesario el Room Mapping?

Las mismas habitaciones tendrán diferentes convenciones de nomenclatura y descripciones entre los distintos proveedores. Como proveedor, esto dificulta la gestión de este inventario, así como su venta a los clientes. El principal objetivo del proveedor es agregar y agrupar habitaciones idénticas, estandarizando al mismo tiempo la nomenclatura. 

Los elementos básicos de la descripción de una habitación son el tipo de habitación, el tipo de cama, el tipo de vista y una larga lista de posibles comodidades y servicios (por ejemplo, accesible, admite mascotas, balcón, minibar, etc.).

Los alojamientos pueden editar la información existente de forma diferente, descartando o añadiendo, creando superposiciones, repeticiones y mucho más. He aquí un par de ejemplos sencillos:

Primer ejemplo de variantes de la misma habitación: 

1. Habitación estándar king con vistas al mar
2. Doble estándar king con vistas al mar
3. Habitación estándar con vista al mar kg
4. Dbl Std Mar cama king – 2 Per

Segundo ejemplo de variantes de la misma habitación:

1. Habitación triple deluxe cama queen vista ciudad
2. Deluxe dbl qn para 3 adultos con vista ciudad
3. TPL dlx 2 queen vista ciudad

Misma habitación, diferentes nombre.

En cada ejemplo presentado más arriba, la misma habitación se describe de cuatro formas distintas. El resultado es lo que parece una amplia oferta de diferentes posibilidades de habitaciones dentro de un hotel concreto. Estos ejemplos son sólo la punta del iceberg. Si se combinan más parámetros, como comodidades y servicios, las opciones posibles volverán a multiplicarse.

En realidad, habrá un número mucho menor de opciones de habitaciones en un hotel determinado. La descripción más precisa del alojamiento de un hotel se encontrará normalmente en su página web.

La desordenada oferta de habitaciones creada por estos múltiples proveedores y sus diferentes descripciones puede repercutir negativamente en los beneficios, la calidad del servicio y la experiencia proporcionada por las OTA y los bancos de camas. 

Los principales retos son:

• No vender la habitación porque no hay suficiente información y hay mejores descripciones disponibles de otros proveedores.
• Mostrar un precio de una habitación por debajo de lo que debería y perder dinero, debido a un mapeo de habitaciones inexacto.
• Mostrar información incorrecta, por ejemplo, tipos de cama, vistas o accesibilidad erróneos. Prometer algo que no está incluido y perder dinero y reputación debido a reclamaciones y reembolsos.
• Aumento de los costes de mantenimiento y recursos al intentar mapear con precisión millones de habitaciones.
• Necesidad de más recursos para atender las quejas de los clientes.
• Pocas opciones para clasificar y ordenar el inventario de habitaciones.

ROI del Room Mapping 

Cuando se trata de rendimiento de la inversión y Room Mapping, entender lo que supone un Room Mapping eficaz es clave para ver su potencial rendimiento de la inversión. Empecemos con un ejemplo. Hay dos proveedores diferentes, y proporcionan listados para el mismo hotel. Uno ofrece una «Suite Luna de Miel de Lujo con Jacuzzi Exterior y Vistas al Mar». El otro proveedor la presenta como «Suite Luna de Miel, Jacuzzi, Vista al Mar, Lux».

Las descripciones son diferentes, pero se refieren a la misma habitación. La función del mapeo de habitaciones es reducir el riesgo de listados duplicados, que puede ser necesario aclarar a los consumidores cuando se vinculan habitaciones idénticas. Aquí es donde entra en juego el rendimiento de la inversión. Imagínate que un cliente busca una habitación concreta y la plataforma de reservas de la OTA (agencia de viajes online) devuelve varios resultados para la misma habitación con ligeras variaciones en la descripción de la habitación.  

Con Room Mapping, la plataforma vinculará la misma habitación a través de varios proveedores y la mostrará como una sola. Al mismo tiempo, comparará todos los precios y elegirá automáticamente el más competitivo.  

Con este proceso se consiguen varias ventajas. En primer lugar, mejora la experiencia del usuario, evita confusiones y aumenta los índices de satisfacción del cliente. A continuación, asegura la fidelización de los clientes, las posibles recomendaciones y el marketing boca a boca. Más concretamente, comunica precisión y fiabilidad eliminando listados duplicados, listados omitidos y datos obsoletos. Por último, optimiza los flujos de ingresos mostrando todas las habitaciones disponibles a precios competitivos. 

Cumplimiento y normas

Room Mapping es un estándar del sector para la descripción de habitaciones. En el Room Mapping, cada habitación tiene características. Entre ellas se incluyen el tipo de habitación, la clase, las vistas, los metros cuadrados, el tipo de cama, etc. Un par de ejemplos dignos de mención sobre el cumplimiento de normas y estándares específicos afectan a Room Mapping:

OpenTravel Alliance (OTA) es pionera en la normalización de las comunicaciones XML. Se trata de una iniciativa muy valiosa en el mundo del software de viajes porque permite la comunicación entre numerosos sistemas. Por ejemplo, el software de Room Mapping es perfectamente compatible con los distintos programas utilizados por múltiples proveedores. Las comunicaciones XML estandarizadas también pueden agilizar integraciones adicionales con plataformas de gestión de propiedades y reservas. 

Hotel Technology Next Generation (HTNG) trabaja en soluciones para estandarizar la integración y la interoperabilidad de soluciones tecnológicas en el sector de los viajes, concretamente en la industria hotelera. Para que quede claro, HTNG se centra en algo distinto a las soluciones de Room Mapping. Sin embargo, algunas de las tecnologías en las que se centra HTNG, como los servicios para huéspedes y los sistemas de gestión de propiedades, son relevantes para el Room Mapping. 

Esto se extiende a los sistemas de distribución global o plataformas GDS (Global Distribution Systems), porque suelen tener una serie de normas relacionadas con el alojamiento, como información sobre habitaciones, disponibilidad y reservas. El Room Mapping tiene que cumplir con estas normas para garantizar que todos los datos mapeados se puedan distribuir de manera efectiva a través de una amplia gama de canales de reserva.  

ISO 21401:2018, o la norma para la sostenibilidad en el sector del alojamiento, no afecta directamente a las aplicaciones de Room Mapping. Sin embargo, proporciona directrices generales y específicas para incorporar prácticas de sostenibilidad en el sector del alojamiento. Estas consideraciones pueden afectar a la disposición y el diseño de las habitaciones, afectando así a cómo se implementa el Room Mapping en entornos sostenibles. . 

Cómo elegir un servicio de Room Mapping

Al elegir un servicio basado en software, debes recordar una cosa: no todos los servicios son iguales. Cada servicio de Room Mapping es único. Esto es lo que hay que saber sobre un proveedor de servicios antes de plantearse seriamente invertir en sus servicios:

• Interfaz de usuario – la interfaz de usuario tiene que ser cómoda. Una interfaz de usuario intuitiva agilizará la incorporación y garantizará el apoyo de todos los empleados que desempeñen funciones relevante;
• Precisión – las mejores soluciones tienen una alta precisión, capacidad de recuperación y cobertura, lo que significa que podrás obtener resultados exactos de numerosos proveedores en cuestión de segundos;
• Soporte de integración – el soporte de integración te ayudará a sacar el máximo partido del servicio de Room Mapping, ya que facilitará la comunicación con otros sistemas, canales de reserva y soluciones ya existentes;
• Escalabilidad – necesitas una solución escalable, que siga siendo útil cuando añadas nuevas funciones y aumentes el número de habitaciones de tu hotel. La solución debe ser lo suficientemente flexible para que pueda seguir beneficiándose de ella cuando tu negocio empiece a crecer;
• Seguridad y privacidad – algunos hoteles consideran que la información sobre la configuración y descripción de sus habitaciones es información sensible que sólo debe utilizarse a discreción del usuario final. Si valora la seguridad de los datos y las normas de privacidad, debería aliarse con un proveedor que también lo haga. 

¿Cuáles son las mejores soluciones para gestionar con éxito las habitaciones?

Para empezar, un sistema de mapeo de hoteles comprueba y consolida la información sobre cada hotel, como su ubicación, dirección, sitio web, código GDS, etc.

Aunque el mapeo de hoteles es una parte integral del proceso de mapeo, es relativamente «pequeño y sencillo» en comparación con el mapeo de habitaciones. Para garantizar el éxito del proceso de mapeo de habitaciones, es esencial cubrir muchos más parámetros y variedad para obtener resultados precisos. El volumen de datos a procesar es mucho mayor.

Disponer de una selección de proveedores de alojamiento es una buena idea para una OTA. Maximiza la oportunidad de venta y ofrece a los clientes una amplia variedad de hoteles y habitaciones entre los que elegir.

Por lo tanto, para optimizar las tasas de conversión, las OTA necesitan un servicio de Room Mapping que aplique filtros eficaces para mostrar los resultados de la búsqueda de forma estandarizada y lógica.

El software de Room Mapping se ocupa del problema de la duplicación y la gestión del contenido relacionado con las habitaciones, como por ejemplo:

• Tipos de habitación
• Tipos de cama
• Vistas
• Comodidades

El mapeo de habitaciones puede verse desde dos perspectivas. En primer lugar, el más sencillo es el punto de vista del comprador final. El cliente quiere comprar una estancia en una habitación determinada y Room Mapping ayuda al vendedor a organizar su oferta, eliminar duplicados y filtrar los resultados de la búsqueda de la mejor manera posible para maximizar la conversión.

El mapeo de habitaciones analiza las habitaciones ofrecidas por los distintos proveedores de alojamiento de la OTA, identifica las que son idénticas y las consolida para que cada hotel, tipo de habitación y precio sólo se muestren una vez.

Uno de los filtros más utilizados es mostrar en primer lugar la habitación más barata dentro de cada categoría de habitación.

En segundo lugar, la vista del back-end es más compleja. Aquí, los bancos de camas B2B y las OTA deben emplear el mapeo de habitaciones para desagregar los datos no estructurados procedentes de innumerables fuentes y luego reconstruirlos en un formato de datos propio y exclusivo que permita agruparlos, cotejarlos y eliminar los duplicados.

Si la precisión del mapeo es buena y fiable, se puede categorizar, normalizar y puntuar cada habitación, asegurándose de que el riesgo de cometer errores y perder dinero queda totalmente controlado.

Opción manual para realizar el mapeo de habitaciones sin herramientas

En la era anterior a Internet, las agencias de viajes y los operadores turísticos no tenían más remedio que realizar el mapeo manualmente. Esto implicaba cotejar el inventario que les suministraban los GDS y los bancos de camas y corregir manualmente cualquier incoherencia. Las distintas partes se esforzaron por utilizar la misma terminología.

El mapeo manual es un trabajo tedioso y laborioso que siempre está expuesto al riesgo de error humano. Por eso resulta sorprendente que las mayores empresas de viajes del mundo sigan recurriendo al mapeo manual.

Hoy en día, estamos viviendo los albores de la era de la IA. Una alternativa son los servicios de mapeo basados en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático. Actualmente, sólo unos pocos son lo suficientemente avanzados como para ofrecer resultados satisfactorios. Algunos servicios combinan funciones de IA con un componente manual.

¿Cómo realizar con éxito un mapeo de habitaciones?

Los servicios de mapeo están disponibles como herramientas en línea basadas en la nube o como integraciones API (interfaz de programación de aplicaciones). En el primer caso, la mayoría de los proveedores utilizan una interfaz de arrastrar y soltar en la que las OTA y los proveedores de alojamiento pueden cargar sus archivos de datos hoteleros. A continuación, los archivos se procesan (o «mapean») y se envían de vuelta.

Una solución mucho más eficaz e integrada es conectar el inventario directamente a una API de mapeo para que el contenido dinámico, como los precios, se actualice constantemente en tiempo real sin necesidad de cargar archivos una y otra vez.

El mapeo de habitaciones basado en IA real, como el que ofrece Mize, actualiza constantemente y con precisión la información de las habitaciones en tiempo real, garantizando que los clientes estén siempre al día.

Cómo funciona – Room Mapping de Mize

1. Extraemos los datos desordenados de las habitaciones procedentes de diferentes proveedores. 
2. Los analizamos, distinguiendo entre datos relevantes e irrelevantes, creando un nuevo conjunto de datos normalizado y categorizado.
3. Estandarizamos los nombres únicos de las habitaciones. Agrupamos las mismas habitaciones bajo el nuevo nombre estándar en función de los requisitos del cliente. 

El resultado – Las mismas habitaciones se agrupan, los datos se estandarizan y nuestros clientes disfrutan de un sistema de habitaciones organizado y fácil de usar, lo que les permite gestionar su oferta y conseguir una mejor conversión. 

El servicio de Room Mapping de Mize surgió por primera vez de la necesidad de la empresa de crear nuevas oportunidades para sus clientes que utilizaban el producto de optimización de tarifas hoteleras (aumentar los márgenes de beneficio de las reservas hoteleras reduciendo los costes de compra en la fase posterior a la reserva).

El servicio Room Mapping de Mize está disponible por derecho propio y no se vende en paquetes con otros productos.

Una parte fundamental de la actividad de Mize es el seguimiento de millones de habitaciones. Gracias a sus herramientas basadas en datos, la empresa pudo elevar al máximo nivel su servicio de Room Mapping, que rápidamente se hizo efectivo y ahora es responsable de hasta el 40% de las oportunidades generadas para los clientes de Mize.

En los últimos tres años, debido a su éxito, Mize Room Mapping ha evolucionado para adaptarse a varios objetivos y convertirse en una herramienta flexible e independiente.

Puede atender necesidades sencillas, como agrupar y ordenar un único conjunto de resultados de búsqueda, o satisfacer necesidades mucho más complejas.

Por ejemplo, puede normalizar enormes cantidades de datos no estructurados en una base de datos manejable. De este modo, los clientes pueden realizar la compleja labor de convertir cientos de miles de habitaciones de distintas fuentes en listas cortas que muestran las habitaciones que realmente están disponibles en determinados hoteles.

En el sector turístico actual, un mapeo de habitaciones preciso es una herramienta esencial para garantizar que las OTA y los bancos de camas operan al máximo de su potencial.

Caso práctico

Como parte del proceso en curso con el producto Mize Room Mapping, estamos llevando a cabo una prueba de concepto según los requisitos del cliente. El objetivo de esta prueba de viabilidad es demostrar nuestras capacidades con una muestra de datos del cliente. 

En el siguiente caso práctico encontrarás el resumen de los resultados que recibe el cliente, la agrupación general de Mize, un ejemplo de agrupación para un hotel concreto y un ejemplo de agrupación de habitaciones.     

Esta empresa en concreto es un proveedor mayorista de habitaciones de hotel que vende para agencias de viajes en línea.